BARRENA DELGADO, María Dolores, "Principios de archivo", 2009.

Cuestiones generales

Aunque resulta innecesario definir la terminología completa concerniente a los archivos y colecciones, sin embargo, sí conviene establecer algunas de las definiciones que, por lo general, suelen confundirse. En este sentido, y sin entrar en niveles muy profundos, es necesario centrar las cuestiones terminológicas en tres bloques primordiales y generales:

-Archivo, Colección: en función de la producción de la documentación que contiene.

-Fondo, Serie, Documento: según la amplitud y estructura que posee.

-Guía, Inventario, Catálogo: en alusión al nivel de descripción, relacionados con el fondo, la serie y el documento, respectivamente.

En general, no es muy prolífica la bibliografía dedicada a la gestión de archivos, no siendo así con respecto a la documentación administrativa, a pesar del creciente interés despertado en las últimas dos décadas. Esto es debido a dos motivos fundamentales: uno, porque son prácticamente inexistentes los archivos cuyos fondos están compuestos únicamente por fotografía, a excepción de los producidos por fotógrafos profesionales y que, en la mayoría de los casos —a excepción de las grandes figuras de la fotografía­ para quienes se configuran instituciones al efecto y, por lo tanto, sus fondos son tratados más como colecciones de museo que como fondos de archivo—, o se pierden o se disgregan pero, de cualquier manera, no reciben el tratamiento adecuado. Y dos, porque para las administraciones del estado, este tipo de fondos son tratados bien como parte de otros más amplios, bien como fondos “aparte”, tanto en su clasificación como en su gestión.

En cuanto a la bibliografía concerniente a las colecciones fotográficas, el interés está más centrado en la preservación y restauración que en la gestión, aspecto este que, en la mayoría de los casos se limita a su inclusión en censos-guías e inventarios.

De cualquier modo, la puesta en valor de los fondos y colecciones fotográficas dentro y fuera de la Administración es evidente y esto ha obligado a la creación de normas de descripción específicas. Si en un principio, los estándares de descripción tales como ISAD (G) (General International Standard Archival Description) fueron utilizados para las fotografías, en la mayoría de los casos utilizándose casi con calzador, en la actualidad, cada vez es más creciente el uso de otras normas como la producida por el proyecto SEPIADES, entre otros, o incluso, su tratamiento archivístico ha sido sustituido por el museográfico y, en ocasiones, bibliográfico.

Sólo en contadas ocasiones, la fotografía constituye un corpus completo en los archivos públicos; sin embargo, es frecuente encontrarla como parte de unidades documentales (expedientes) o, en el mejor de los casos, en forma de serie. No obstante, más allá de su valor documental, su estatus de imagen permite hacer relecturas más allá de la mera información para la que fue concebida. Es decir, a modo de colección, pueden extraerse ­—metafóricamente— las fotografías incluidas en unidades más complejas con el fin de proporcionar a los usuarios otro tipo de información o percepción sobre estas imágenes.

Archivo, Colección

Según Elio Lodolini, no todos los archivos tienen un carácter documental, y no todos los documentos constituyen un “archivo”. Para que pueda hablarse de documento hace falta —al menos según la opinión corriente en el mundo occidental— que el escrito haya sido producido en el transcurso del desarrollo de la que, para entendernos, podemos indicar como una actividad administrativa, en la acepción más amplia del término: administración del Estado o de cualquier otra colectividad organizada, de una empresa, de una familia, o administración de sectores particulares, políticos, judiciales, financieros, militares, eclesiásticos, tecnológicos, científicos.

La narración de un cronista o el manuscrito de una obra literaria o científica, en cambio, por haber sido redactados desde su origen con la finalidad científica de transmitir noticias o de expresar el pensamiento del autor, no tienen carácter documental.

El archivo, en fin, como sedimentación documental de una actividad práctica, administrativa, jurídicos. Por eso está constituido por un conjunto de documentos unidos entre sí recíprocamente por un vínculo original, necesario y determinado por el que cada documento condiciona los demás y es, por los demás, condicionado. Se ha afirmado que el archivo es la proyección, objetivada en los testimonios escritos, de la función reservada del derecho en la regulación de la convivencia humana.

Absolutamente diversa del archivo —antes bien antitética con respecto a éste— es la colección, formada por voluntad del seleccionador o del coleccionista. Nada en común puede existir entre el archivo y la selección o colección, sea ésta de libros, de cuadros, [de fotografías] o también de documentos sueltos, aún cuando estos últimos —a diferencia de los “manuscritos”— hayan sido puestos en existencia en el desarrollo de una actividad práctica, jurídica, administrativa.

Por lo tanto, según el Diccionario de terminología archivística, archivo es el conjunto orgánico de documentos producidos y/ o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, ordenados según un principio de procedencia, es decir, los documentos producidos por una institución no deben mezclarse con los de otra. En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración Central, periférica, autonómica, local, judicial, etc. En función del ámbito de sus fondos: nacionales, generales, regionales, provinciales, de distrito, municipales, etc. Si se atiende a la personalidad jurídica de la institución productora, públicos o privados; y según el ciclo vital en el que se encuentren los documentos, de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos.

Por su parte, el término colección alude a conjunto de elementos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde a un principio de procedencia.

Conviene definir también el término colección facticia. Se trata de un conjunto de documentos que han sido reunidos por motivos de conservación o por su especial interés y que, por lo tanto, no conserva ninguna estructura orgánica. En muchos casos, su razón de ser es meramente formal, e incluso, conservan su origen, es decir, siguen formando parte de una estructura orgánica, sólo que por alguna cuestión específica han sido separados de ésta.

Fondo, Serie, Documento

Son los tres niveles primordiales. Dentro de ellos puede haber subcategorías, según la estructura del organismo que los produce.

Se denomina fondo al conjunto de documentos o de series producidas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura del organismo que los produce en el ejercicio de sus funciones.

La serie es el conjunto de documentos producidas por una misma actividad dentro del organismo que la produce.

El documento es el testimonio material de un acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y formal.  Según la Ley de Patrimonio Histórico Español (art. 49.1) se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso en los soportes informáticos.

Guía, Inventario, Catálogo

Se refiere a los tres niveles de descripción en archivística. La guía toma como referencia el archivo y describe los fondos que la institución posee, indicando una serie de características fundamentales: organismo que lo origina, las series que lo forman, las fechas extremas que comprenden y el volumen de la documentación. Además, recoge información sobre el archivo, su historia y formación, génesis de los fondos y colecciones, historia de la custodia, especialización temática y ámbito geográfico, estado de descripción del material, condiciones de acceso y difusión, horarios y servicios a los usuarios. Es el primer nivel de descripción y el más global.

El inventario es el segundo nivel de descripción. En él se describen las series en las que está dividido el fondo. Los elementos utilizados para la identificación son más específicos y la información se divide en distintas áreas: de identificación, contenido y estructura, condiciones de acceso y uso y de documentación relacionada.

Por último, el catálogo es el nivel más específico de descripción. Su objeto es el documento, que ha de ser descrito en todas sus dimensiones y posibilidades. A tal efecto, la ficha de catálogo para cada documento es muy exhaustiva y detallada y, por lo general, suele adecuarse a cada fondo o colección.

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